【手順】事業用ビル・倉庫・工場の管理会社を変えたい

大切な資産として保有する事業用物件を不動産会社や管理会社と管理委託契約を結び物件の管理を任せていることと思いますが、今の管理業者に少なからず不満を持たれて業者を変えたい考えているオーナーの方も多いようです。

筆者の会社でも、日々そういったご相談を承ることがありまして、多くの方は以下のような内容に対し特に強い不満を持たれています。

• 対応のレスポンスが遅い
• 経年劣化対策に掛かる高額な工事費用
• いい加減なテナント対応
• 管理費が高い

事業用不動産では、初期費用から賃料まであらゆる金員がアパマンと比べ高額になることから管理会社の選定は非常に大切と言えます。

また、ネット上にはまだまだ事業用不動産の管理に対しての情報が少なく、本当に今の管理会社で問題ないのだろうか・・・と疑問を持たれるオーナー様もいらっしゃるようですね。

結論から先に述べますと、世の中には様々な管理会社がいますが、そのやり方やノウハウは各社によって全く異なります。今回は、万が一今の管理会社に納得できない場合に考えたい管理会社の変更方法とおすすめの管理会社について解説をしていきます。

管理会社を変えるべき？不満の多い項目と対策

はじめにですが、オーナー様自身が管理会社に対して明確な過失を把握している場合は管理会社を変えるべきです。

例えば、賃料を下げているのに何年経ってもテナントが入居しない・・・、テナントからのクレームが契約にあるにも関わらず直接オーナー側に来てしまうなど・・・、何か不満を持たれる要因があるはずです。ここでは、実務上でよく聞く不満とケース別の対策について考えていきます。

テナントが見つからない

事業用物件は居住用に比べ母数自体が少なく、また物件によって用途変更など特殊な手続きをしないと目的の使用ができないなどの理由から時間が掛かるケースがあります。

ただ、実務上で一つ言えることは「餅は餅屋に頼む」ということです。例えば、長く空いている物件が倉庫のケースで話しをさせてもらいますと居住用をメインにしている管理会社に頼むよりも倉庫業に強い不動産会社に客付けの依頼をする方がほぼ確実にテナントはつきやすくなります。

これには２つの理由がありまして、一つは専門分野の営業による案内、そしてもう一つは情報網です。

倉庫物件を経験のない営業マンが対応しても、その倉庫のセールスポイントがわからずテナント様に響く案内ができません。また、行政への申請関係のアドバイスや設備面の話も充分できないケースがあり、こうした場合はその場でアピールできることが限られてしまうため機会損失を生む可能性があります。

また、２点目の理由については弊社の例で言うと、倉庫工場業に特化していることから予め「○○物流が○坪の倉庫を探している」や「○○市で坪単価○円の倉庫を探している」など倉庫を使うテナントの情報が豊富にあります。

これは同じ倉庫業者間の情報交換会や長年の運営で蓄積した物流業界や倉庫を使う業種の法人と豊富な取引があるため情報が溜まっていくのです。

対応が遅い

管理業務として、迅速な対応は最も重要視すべき部分であるのでこれをおざなりにする会社であれば変えることも検討する必要があるでしょう。

例えば事業用物件の場合だと、事業用ゴミ出しによるトラブルや騒音、倉庫の雨漏りなど日々様々なトラブルが起こります。テナントが法人である以上、地域との協力は不可欠であり、雨漏り関係などはテナントの収益に直結する問題です。

こうしたトラブルの対応が遅いとテナントではなくオーナー様の所有物であるビルや倉庫自体の評判が悪くなる可能性があり、雨漏り関係などテナントが直接の不利益を被るものについて訴訟につながるリスクもあります。

対策

そもそも論ですが、事業用不動産はアパマンと比べて特殊な物件と言えるので、そうした専門性のある業者に管理を任せているのか検討する必要があると言えます。

筆者の企業で言えば、倉庫・工場に特化しているなど・・・管理会社にはそれぞれの強みがあり、経験がある業者とない業者ではトラブルに対する対処能力が大きく違うことがあり、それがスピード感につながるのです。

また、物件から遠い管理会社や不動産会社に管理を任せている場合も注意が必要です。これは単純に遠方であると管理会社の目が届かなくなりやすいので、不測の事態が起きたときなどに対応の早さに差がでるためです。

見積もりが高い

事業用不動産はアパマンと同じく経年劣化に対する修繕がずっとつきまといます。そのため、オーナー様側で賃料の１割など修繕積立金を積み立てておくことが大切なわけですが、例えばビルにおける外壁の貼替えや倉庫の塗装など、管理業者に見積もりをとってびっくりする金額だったことはないでしょうか。

この点については仕上がりや使用する建材について一概に言えないのですが、管理会社に頼むと大手であってもネットで見かける価格に比べて高くなります。

なぜなら、管理会社の場合であると下請けの業者から出る見積もりに対して自社の利益をのせるからです。大手管理会社においても、あらゆる工事を自社施工できる会社は限られているため同じ事が言えます。

対策

見積もりが高いという不満に対しては現状多くの管理会社が同じ境遇なので、管理会社を変えても大きくは変わらない可能性があります。また、オーナー様の利回りに直結する施工費は注目すべき問題ではありますが、お金を掛けなさすぎることも問題であることを頭の片隅に入れておきましょう。

これは、筆者が体験した話なのですが、テナント退去をきっかけに管理させて頂いている倉庫の原状回復工事において経年劣化が進んだ外壁の塗装を行いました。

そのとき、弊社の工事部が提出した塗装の見積もりが非常に高いということで、オーナー様自ら手配された塗装業者で塗装を行われたのです。

しかし、弊社の提示は倉庫の塗装で一般的な防水を含む２度塗り仕様だったものに対し、オーナー様手配業者は１度塗りの塗装で仕上げてしまったために２年後には外壁塗装が剥げてしまい結局、再度塗装を行い余計に費用が掛かってしまったということがありました。

見積もり金額に対しては、昨今異様に安い金額で募集を行う業者などが存在することから高く見えてしまう場合がありますが、仕上がり面の説明を受けて考えると満足いく結果になることもあります。

また、管理会社によっては筆者企業のように見積もりが納得できない場合、自身で見積もりを取って施工業者に頼めるところもあるので定期的に掛かる修繕費用を最も抑えたい場合はそうした柔軟な対応ができる管理会社に頼むのも一つの手と言えるかもしれません。もちろん、ご自身に修繕に対する知識や経験があればの話しですが・・・

管理費が高い

筆者の行ったアンケート調査によると事業用物件の管理委託費用の相場は１ヶ月分賃料の５～６％と言えます。これはアパマンの管理委託費用と同じく一般的に知られている管理委託費用は５％という相場感から来ていると言えるかもしれませんね。

なお、倉庫や工場に関してはアンケートで母数が少なくデータが取れなかったのですが、ノウハウを必要とする物件の客付けや目的に応じた用途変更など特殊な事情からサブリース契約を結ばれているオーナー様も数多くいます。

ちなみにサブリース契約の場合であると、家賃保証のリスクを業者側が負うことになるため１ヶ月分賃料の15～20％になることが多いです。しかし、業者によっては家賃保証をなくすかわりに委託料を下げた管理とサブリースの中間のような契約を結ぶなど特殊な契約方法などもあるので選択肢は多彩です。

話しを戻しますと、管理委託費についてはアンケートを基に考察すると以下の内容を委託する契約でありながら７％を越える場合は高いので変更の余地があると言えるかもしれません。

• 契約業務の代行
• 物件の客付け業務代行
• 家賃収納管理の代行
• クレーム対応
• テナント折衝業務

対策

管理委託料については事業用不動産の場合、一般的に委託料が公開されていませんが問い合わせることでおおよその契約内容を提示してもらえるので比較が可能です。

特に契約内容で明確に委託する業務は決められているので他社との比較がしやすく、契約内容に準じた動きを管理会社がしっかり行っているかも確認したうえで検討すると良いかもしれません。

事業用不動産の管理会社を変更する手順

管理会社を変えたいときに行う手順については基本的にアパマン物件と同様の方法で変更をすることができます。具体的に倉庫工場などの事業用不動産は以下の流れで変更の手順を進めていきます。

1. 管理委託契約書の解約予告を確認
2. 変更先の管理会社を選定
3. 管理会社の変更を依頼
4. 新旧管理会社の引き継ぎ業務

解約予告を確認

現在の管理会社と交わした契約書を確認すると、「解約予告の通知」について文言があるはずです。一般的に事業用不動産の場合であると解約の場合は3～6ヶ月前に相手方へ通知するという条文が記載されているはずですので、解約と同時に新管理会社への切り替えができるよう期間を確認します。

なお、この時点ではまだ解約の通知をしません。

変更先管理会社の選定

事業用の場合、ビルなどのテナント物件で変更先候補となる管理会社がどの地域にも複数あるはずなので、各社を比較して選びましょう。対して、倉庫・工場の場合は専門として行う管理会社の数が少ないので、大手か県内を中心に展開する地場の管理会社に候補を絞って詳しく話しを聞いてみることが大切です。

大手と地場管理会社の違い

実務上で感じる結論から言いますと、管理委託料が変わるわけでもなく、契約書に記載される管理業務の内容はほとんど同じなので大きな差はありません。

ただ、大手は自社で倉庫の建築から管理を一括で行っていることもあり豊富な実績やノウハウを保有しています。対して、弊社のような県内限定など特定地域に特化した地場管理業者は近隣の相場を把握していたり、地域企業・商工会などの地域ネットワークを網羅していて地域との共存、何よりそうした情報網からテナント誘致の能力が高く、円滑な関係でオーナー様とテナント様を繋ぐ能力が高いと感じています。

もちろん、各社によってやり方は様々なので一概に上記の特徴があるとは言えませんが、これだけは言えるというのが倉庫・工場は特殊な物件なので専門業者に任せるということでしょうか。

管理会社の変更を依頼

変更先の管理会社を決めたら現在の管理会社に解約通知を行うと共に変更先の管理会社に解約日に合わせた日程で管理契約を結ぶ契約を打診します。この時に可能であれば新旧の管理会社+オーナーで話し合いの機会を設けることができれば必要書類の確認などを一度に行うことができスムーズに変更ができるでしょう。

切られる側となる管理会社のなかには、協力をしたくないという気持ちもあるかもしれませんが、そこは大切な資産を運用する上で大切なことになるので臆せず提案をする方が後々の為になると思っています。また、解約時に態度を急変するような管理会社であれば変えて正解とも言えますよね。

新旧管理会社の引き継ぎ業務

管理費の精算や鍵、法定点検書類の引渡しなど・・・この部分は基本的に管理会社同士でやり取りが交わされる部分ですが、オーナー様側は新管理会社より依頼される書類の準備をする必要などがあります。

ただし、この部分では様々な側面からトラブルが起きる可能性があるので、オーナー様においても適度に報告を求めたり、場合によっては新管理会社へ協力する姿勢を見せることが理想と言えます。ちなみに具体的なトラブルについては以下のような内容があります。

現在進行形のクレームが引き継がれない

旧管理会社の対応によって起きた現在進行形のクレームは引き継ぎがされていないと、余計に事態を悪化させる要因になります。残念ながら旧管理会社にのなかには、管理契約が切れることが確定しているのでその後の協力を一切しないというタチの悪い会社も実際にあります。そのため、トラブル事案はオーナー様と新管理会社間で詳しく共有しておくことが大切です。

口座変更によるテナントからのクレーム

管理契約は、賃料を一度管理会社の口座に振り込み、管理会社からオーナー様へ振り込まれるという形態取ることが多いですが、テナント側の経理が別の場所にいたりすると情報がうまく伝達されず意図せず滞納が起きたりトラブルになるケースもあります。

賃貸保証が切れる場合がある

保証会社を利用している場合、管理会社の変更によって契約が終了してしまうことがあります。この点については、早い段階で新管理会社に保証会社の契約内容を確認してもらい、契約内容の変更に掛かる条件や必要書類の準備について確認してもらいましょう。

まとめ

管理会社の変更はオーナー様においても時間と労力が掛かる作業なので、それが最善の選択か一度冷静に考えることも大切です。例えば、現在のままで解決方法を考えるのも一つの手であります。管理会社を変えても解決しない問題も残念ながらあるわけですからね。

管理会社を変える場合、まず何に不満を持っているのかを書き出してみましょう。具体的には、高額な管理料や対応の悪さなど利回りに関わる部分や担当営業の人間性に問題があるのでは変えるべきだと筆者は思います。

最後にＰＲとなってしまいますが、埼玉県内の倉庫・工場であれば筆者の企業は適正な管理料・専門性を持ったサポートができるので是非ご検討ください！大切な資産を末永く運用できるようこの記事が誰かの役に立てば幸いです。